Синхронизация календарей и задач

Синхронизация обменивается записями между «Планами» и внешним календарём. Встреча из Яндекс.Календаря появляется в Искре, а созданная в Искре уходит в календарь, выбранный целью. Обмен задачами зависит от возможностей провайдера; из календаря только для чтения записи приходят в Искру, но обратно не отправляются.

Подключения живут в Настройки → «Календари и задачи». Вторая точка входа — значок синхронизации на вкладке События раздела «Планы», рядом с периодом. Он зелёный при исправном подключении; подсказка поясняет состояние, а нажатие открывает подключение или настройки календарей.

Подключения привязаны к активному профилю: у личного профиля и у каждой организации свои календари. Переключите профиль, чтобы увидеть другие.

Если раздела нет в настройках, синхронизация на вашем контуре выключена администратором.

Что можно подключить

Пароль приложения — не пароль от почты. У Яндекса нужен пароль категории «CalDAV для Календаря»; ссылка на инструкцию есть прямо в мастере, рядом с полем пароля. У Яндекса, Mail.ru и iCloud поля адреса сервера в мастере нет вовсе, и искать адрес не нужно: карточка сама знает адрес своей службы — https://caldav.yandex.ru у Яндекса, https://calendar.mail.ru у Mail.ru и https://caldav.icloud.com у iCloud.

Ящик на домене организации подключается той же карточкой. Почта на домене компании — это та же служба, просто адрес у вас не на её публичном домене. Выберите карточку своей службы: Искра пойдёт прямо на её сервер, а домен вашей организации при выбранной карточке не опрашивает вовсе. Для Яндекс 360 логином служит полный адрес почты вместе с доменом организации (например, ivan@corp.ru), паролем — пароль приложения Яндекса; обходить это через «Другой CalDAV-сервер» и вписывать адрес руками больше не нужно. У других служб логин тот, которого ждёт сама служба: у iCloud это ваш Apple ID, даже если почта приходит на адрес собственного домена.

Если вы уже подключили такой ящик через «Другой CalDAV-сервер», он продолжает работать — переключаться на карточку не обязательно. Заводить второе подключение к тому же ящику не стоит: события приедут в «Планы» дважды.

Всё сказанное про карточки относится к мастеру в «Календарях и задачах». У навыка «Календарь» — это отдельная настройка для разовых просьб в чате — карточек служб нет, и для ящика на домене организации адрес сервера там по-прежнему вписывается вручную.

Инструкция Яндекса открывается на сайте Яндекса отдельно от формы — в новой вкладке браузера, а в мобильном и настольном приложениях во внешнем браузере. Вернувшись в Искру, продолжите подключение: выбранный провайдер и введённый логин остаются в форме.

У Exchange Server всё наоборот: пароль обычный доменный, отдельного «пароля приложения» он не требует, а адрес сервера обязателен — сама Искра его не ищет. Спросите адрес EWS у системного администратора и введите его целиком, с https://: годится и полный https://mail.company.ru/EWS/Exchange.asmx, и просто https://mail.company.ru — путь /EWS/Exchange.asmx Искра подставит сама. Адрес без https:// мастер не примет. Логин работает в двух видах, DOMAIN\ivanov и ivanov@company.ru; если один не подошёл, попробуйте второй. Если сервер внутренний и Искра отвечает, что адрес ведёт во внутреннюю сеть, его должен разрешить администратор вашего контура.

Microsoft 365 (Outlook.com, Office 365) для синхронизации не подключается — ни как CalDAV, ни карточкой Exchange Server: для разовой работы с ним есть навык «Microsoft Exchange».

Как подключить

Мастер подключения открывает кнопка «Подключить календарь». Пока календарей нет, она стоит посередине страницы, а когда календари уже подключены — под их карточками. Так к подключённому календарю добавляется ещё один, например Google рядом с Яндексом. Число подключений в профиле ограничено на вашем контуре: если предел достигнут, мастер скажет об этом — отключите подключение, которое больше не нужно, и подключите новое.

Мастер занимает три шага.

1. Провайдер. Выберите, что подключаете.
2. Данные. Для Google используйте «Войти через Google» — порядок описан ниже. Для остальных введите логин и пароль (для своего сервера и Exchange — ещё адрес) и нажмите «Проверить и продолжить». Искра входит в календарь и читает список календарей — это занимает до двадцати секунд. Окно можно закрыть, не дожидаясь ответа: подключение всё равно заведётся, и карточка появится в списке.
3. Календари и переключатели. Отметьте календари и списки задач, которые нужны в Искре. По умолчанию включены основной календарь и основной список задач. У календаря, в который сервер не даёт Искре писать (чужой календарь, открытый вам на просмотр, подписка на праздники), в списке стоит пометка «только чтение»: его записи приезжают в Искру, но наружу из Искры ничего не уходит. Здесь же два переключателя:
   • «Отправлять в этот календарь и задачи, которые выполняет Искра» — выключен; инструкции агента туда не попадают, только сами задачи;
   • «Напоминать в Искре о событиях из этого календаря» — включён; напоминание придёт дважды: из календаря и из Искры. Если хватает напоминаний календаря, снимите переключатель здесь или позже в «Настроить».

Закрытие мастера на третьем шаге ничего не отменяет: подключение уже создано и останется с настройками по умолчанию.

Google

У Google свой вход: пароль приложения он не принимает.

1. На шаге «Провайдер» выберите Google.
2. Нажмите «Войти через Google». Искра покажет предупреждение о статусе проверки приложения Google и четыре снимка подключения со стрелками: дополнительные настройки, переход к IskraBot, продолжение входа и выбор разрешений. Нажмите на снимок, чтобы увеличить; закройте его крестиком или Escape.
3. Нажмите «Продолжить в Google», выберите нужный аккаунт, проверьте приложение, разработчика и запрашиваемый доступ. Отмена инструкции оставляет вас в мастере.
4. Разрешите доступ к календарю. Искра вернёт вас на страницу подключений, а новая карточка подсветится.

Выберите нужный Google-аккаунт, проверьте название приложения и запрашиваемые разрешения, затем подтвердите доступ.

Эта же инструкция появляется при повторном входе через «Войти заново». Искра пока не прошла проверку Google, поэтому при подключении может появиться предупреждение о непроверенном приложении. Следуйте шагам инструкции. Если вход заблокирован, обратитесь к администратору аккаунта или приложения.

При отказе после возврата из Google объяснение остаётся на странице «Календари и задачи», даже если подключений пока нет. Проверьте разрешения и повторите вход; сообщение можно закрыть. Ошибка Google предлагает повторный вход в Google, а не пароль приложения Яндекса.

Искра запрашивает у Google доступ к календарю и ваш адрес почты — адресом подписывается карточка подключения. Пароль от аккаунта Google Искре не известен и не хранится.

В мобильном приложении Google не подключается: Google не разрешает вход внутри приложения. Подключите Google с компьютера в веб-версии — после этого синхронизация работает и в приложении. Пресеты с паролем приложения (Яндекс, Mail.ru, iCloud) в приложении подключаются как обычно.

Если карточки Google нет в списке провайдеров, на вашем контуре не настроен клиент Google — обратитесь к администратору.

Что синхронизируется

У провайдеров разные возможности. Ссылка «что синхронизируется» на карточке подключения раскрывает панель «Что синхронизируется» — она отвечает «да» или «нет» про это подключение по девяти пунктам: «Задачи», «Внешние участники и приглашения», «Теги ↔ категории», «Исключения серии», «Дата начала задачи», «Ссылка на созвон», «Важность», «Видимость», «Занятость».

Таблица ниже — не эта панель, а сравнение провайдеров целиком: в ней есть и то, о чём панель не спрашивает.

Синхронизируются записи в окне около текущей даты — далёкое прошлое и далёкое будущее в Искру не тянутся, но и не пропадают из календаря.

Что нужно знать про Exchange Server

• Напоминания остаются в Искре. Exchange их не принимает: напоминание, заведённое в Искре, в Outlook не появится. Обратной беды нет — правка встречи в Outlook напоминание Искры не стирает.
• Исключения серии ходят в одну сторону. Отменённое или перенесённое вхождение, приехавшее из Exchange, Искра видит и показывает. А вот отменённое или перенесённое в Искре остаётся только в Искре. И если поменять само правило повторения, Exchange соберёт серию заново — прежние исключения этой серии в нём пропадут.
• У задачи нет времени, только день. Своего времени и своей часовой зоны у задачи Exchange не бывает: задача, у которой в Искре срок со временем, станет в Exchange задачей «на весь день». Какой это календарный день, Искра считает по часовому поясу подключения — одинаково и когда отправляет задачу, и когда читает её обратно. Часовой пояс самой записи на срок задачи не влияет: две разные зоны сдвигали бы срок на сутки каждым обменом.
• Ссылка на созвон едет строкой. Отдельного поля под неё у встречи Exchange нет, поэтому ссылка, заведённая в Искре, приписывается к описанию встречи строкой «Ссылка на встречу: …» и оттуда же читается обратно. Ссылку собственного онлайн-совещания Exchange Искра просто читает.
• Повторяющаяся запись в редкой часовой зоне может не уехать. Если зону записи нечем назвать так, чтобы её понял Exchange, такая повторяющаяся запись остаётся в Искре и попадает в «не удалось синхронизировать»; остальной календарь при этом продолжает обмениваться, а одиночная встреча уезжает.
• Запись «на весь день» без названной часовой зоны может съехать на сутки, если часовой пояс почтового ящика отличается от часового пояса подключения. Часовой пояс подключения меняется в «Настроить».

Куда попадают новые записи

Блок «Куда попадают новые записи» называет календарь для новых событий и список для новых задач. Пока цель вида не выбрана, ею становится первый включённый подходящий календарь — так об этом и говорит подсказка блока. Это происходит и когда подходящих календарей несколько: Искра берёт первый по названию, а не спрашивает, — поэтому, подключив несколько календарей, выберите цель сами. Вариант «Оставлять только в Искре» оставляет новые записи этого вида в Искре.

Снимете галочку с календаря, который был целью, — цель опустеет, и соседний календарь Искра взамен не подставит. Вы просили убрать этот календарь, а не переселить свои записи в другой. В блоке «Куда попадают новые записи» у этого вида окажется «Оставлять только в Искре»: новые события (или задачи) будут оставаться в Искре, пока вы сами не выберете календарь. Если они должны уезжать в другой календарь, выберите его в этом блоке сразу после того, как закроете «Настроить». В мастере подключения это правило не действует: если на последнем шаге вы сняли предложенный календарь и включили другой, после «Готово» целью станет первый включённый подходящий календарь этого подключения — как и обещает подпись под списком.

Прекратить обмен одной записи

Отдельную запись можно отвязать от календаря: в карточке записи — «не синхронизировать». Это не способ убрать запись: ничего не удаляется ни здесь, ни там — запись остаётся в Искре, объект остаётся в календаре, они просто перестают обмениваться изменениями.

И держится отвязка недолго. Об этом говорит само окно отвязки: обмен прекращается «до тех пор, пока эта запись снова не приедет из календаря». Приедет она при первом же изменении в календаре или когда подключение перечитает его целиком, — и Искра свяжет их заново. А если у этого вида записей назначена цель («Куда попадают новые записи»), запись без связи считается новой и уезжает в целевой календарь ближайшим обменом. Держать запись в стороне от календаря отвязкой не получится. Исключение — встреча по отдельным датам: в целевой календарь она не уезжает.

Изменить запись из календаря только для чтения

Записи из календаря только для чтения правятся в нём самом: время, название, место, интервалы напоминаний и внешние участники меняются там, а в Искре у такой записи правятся проект, теги, внутренние участники, уведомления и работа Искры. Удалить её в Искре тоже нельзя — она вернулась бы следующим обменом. Убрать такие записи из «Планов» можно только целым календарём: снимите его галочку в «Настроить» — всё, что из него приехало, Искра удалит у себя, а сам календарь не тронет. «Не синхронизировать» для этого не годится: запись остаётся на месте.

В списке «Напоминания» интервалы внешнего календаря показаны общей галочкой: она включает или выключает уведомления Искры по всему этому набору. Сами интервалы сохраняются и редактируются в календаре. Независимо от них можно включить «В срок» и «Запустить Искру».

Теги такой записи остаются вашими. При первом появлении записи в Искре её тегами становятся категории календаря, а дальше теги принадлежат вам: обмен их больше не переписывает, даже если в календаре у записи поменяли категории. У обычного календаря теги и категории по-прежнему ходят в обе стороны.

Встреча с коллегами и гостями

Встречу с участниками записывает в календарь только её организатор — тот, кто поставил её в Искре. Копий встречи у коллег нет: в календаре каждого участника лежит то же событие, что и у организатора, с одним организатором и общим списком гостей. Приглашения рассылает календарь организатора, а ответить на них можно кнопками своего календаря. Сама Искра писем не шлёт. Если сервер календаря организатора сам приглашения не рассылает (так бывает у CalDAV-серверов без серверной рассылки), коллега календарного приглашения не получит, а встречу увидит в «Планах».

• Коллега с подключённым календарём получает приглашение на логин этого календаря, коллега без календаря — на адрес, по которому входит в Искру. У Exchange приглашение всегда идёт на адрес входа в Искру.
• Чей адрес видят участники. Адрес приглашения коллеги видят все участники встречи, включая внешних гостей: он стоит в списке участников события.
• Если у организатора календарь не подключён (или подключение в ошибке), встреча остаётся только в «Планах»: коллеги видят её там, получают уведомление о приглашении и напоминания, а приглашения в их календари уйдут, когда календарь организатора заработает. Искра подскажет об этом при создании встречи.
• Чужая встреча. Если вы добавили коллег во встречу, которую получили из чужого календаря, в их календари её может пригласить только её организатор; в «Планах» коллеги встречу увидят.
• Прошедшие встречи приглашений не получают: новым участникам прошедшей встречи письма не уходят.
• Ответ коллеги («пойду / не пойду») остаётся в календаре и в «Планы» не переносится. Правка встречи не сбрасывает ответы и не рассылает приглашения повторно.
• Ссылка на созвон уходит в календарь и отдельным полем, и последней строкой описания: с подписью на языке интерфейса организатора (по-русски — «Ссылка на встречу: …»). Яндекс.Календарь поле ссылки в карточке не показывает, а строку описания показывает. Эту строку Искра сама убирает из заметки при чтении, поэтому в «Планах» она не копится.

Если у коллеги в календаре осталась старая копия этой встречи, созданная до этого изменения, организатор не приглашает его, пока копия лежит в календаре: приглашение поверх неё превратило бы коллегу в организатора. Искра сама удаляет такую копию без писем и приглашает после этого. Если в событии уже есть другие участники или иной организатор, Искра его не трогает, и коллега видит встречу в «Планах», пока такое событие не уберут вручную.

Если приглашение на ту же встречу пришло в ваш календарь раньше, чем вас добавили в Искре, и приехало в «Планы» вашей записью, Искра склеивает такую запись со встречей, пока вы её не меняли: в «Планах» остаётся одна запись, а событие в календаре остаётся тем же. Если копию вы меняли — переименовали, перенесли в проект, отметили выполненной, — обе записи остаются в «Планах», но в календаре по-прежнему одно событие.

Если организатор уберёт вас из участников, отменит или удалит встречу, об этом вам сообщит календарь организатора, а Искра событие в вашем календаре сама не меняет.

Что стирается во внешнем календаре и как вернуть удалённую встречу или запись

Обмен двусторонний, поэтому запись, ушедшая из «Планов», уходит и из календаря. Объект во внешнем календаре удаляется, когда связанная с ним запись:

• удалена в Искре;
• отменена кнопкой «Отменить» или отклонена вами кнопкой «Отклонить» — для календаря это то же самое, что удаление;
• это поручение коллеги, и он убрал вас из исполнителей. Встречи коллег Искра в ваш календарь не пишет и не удаляет: приглашение, отмену и исключение из участников присылает календарь организатора (см. «Встреча с коллегами и гостями»);
• перестала попадать под переключатель «Отправлять в этот календарь и задачи, которые выполняет Искра». Выключенный переключатель не просто перестаёт отправлять новое: работа Искры, уже уехавшая в этот календарь, из него стирается.

У Exchange удаление встречи с приглашёнными — это ещё и письма об отмене: рассылает их сам сервер, живым людям.

Обратный случай — «Отключить» и снятая галочка календаря: они убирают записи из Искры и во внешнем календаре не удаляют ничего.

Удалённую в Искре запись обратно не приведут ни «Синхронизировать сейчас», ни пауза с возобновлением, ни повторный вход. Искра запоминает удаление: обычный обмен продолжает работать, но удалённую запись не пересоздаёт — иначе любое удаление тут же отменял бы следующий обмен. Поможет ли переподключить тот же календарь заново, видно по самому календарю: если объекта там уже нет, переподключение запись не вернёт; если объект ещё виден (например, синхронизация стояла на паузе и удаление не успело до него доехать), он цел — после переподключения запись вернётся в «Планы», когда объект снова приедет в Искру.

Отменённая и отклонённая запись — не удалённая: стёрт только объект в календаре, но из обычных списков «Планов» такая запись тоже уходит, и обратно её не включить. Восстановление объекта на стороне календаря прежнюю запись не вернёт; если запись снова нужна — создайте её заново.

Задачи работы Искры при выключенном переключателе не удаляются: верните переключатель — и текущие задачи заново уедут в тот календарь, который сейчас выбран для задач в блоке «Куда попадают новые записи».

Вернуть удалённую по ошибке запись можно двумя способами. Если ваш календарь умеет восстанавливать удалённое — например, у него есть корзина на сайте, — восстановите объект там: когда он снова приедет в Искру, запись вернётся в «Планы». Если восстановить нечем, создайте запись заново.

Встреча по отдельным датам

Иногда организатор зовёт вас не на всю повторяющуюся встречу, а только на некоторые её даты. Так бывает и у чужого календаря, на который вы подписаны в своём (например, календаря Google, добавленного в Яндекс), и у части серии, которую организатор отделил правкой «эта и последующие». В календаре у такой встречи нет правила повторения — только список дат.

В «Планах» каждая дата выглядит как обычная встреча: она есть в списке, в сетке событий и в «Актуальном», занимает время и напоминает о себе, если у календаря включено «Напоминать в Искре о событиях из этого календаря». В карточке встречи в строке «Повторение» вместо правила написано «По отдельным датам» и ближайшие даты, например «По отдельным датам: 10 нояб., 17 нояб., 24 нояб. и ещё 2». Даты, которые организатор отменил, в подписи не показаны, а перенесённые стоят своим новым днём. Встреча из одной даты выглядит как обычная разовая встреча, без пометки.

Ответ — один на всю встречу. Кнопки «Принять», «Под вопросом» и «Отклонить» работают, как у обычного приглашения. Искра ставит ответ во все будущие даты в вашем календаре, а прошедшие не трогает. Если в календаре на разные даты стоят разные ответы, Искра показывает ответ ближайшей будущей даты.

Организатор может увидеть ответ не на все даты. Об этом у встречи из нескольких дат говорит подсказка под кнопками ответа: «Организатор может увидеть ответ не на все даты этой встречи». Так ведёт себя Яндекс.Календарь — это проверено: он сообщает организатору ответ только по одной дате по своему выбору, а отклонённые даты убирает из вашего календаря, не сообщая об этом организатору. Другие календари так не проверялись, и у них может быть иначе. Если организатору важно знать ваш ответ на каждую дату, напишите ему сами.

Встречу меняет организатор. Даты, время, название, заметка, место, напоминания календаря и внешние участники такой встречи меняются у организатора и приезжают в Искру обменом. В Искре у неё меняются ваш ответ, проект, теги, внутренние участники, уведомления и работа Искры. Так же устроена и встреча из одной даты. Об этом говорит подсказка в карточке: «Встречу меняет организатор; здесь можно изменить ваш ответ и поля Искры».

Отменить одну дату нельзя, встречу целиком — можно. «Отменить» и удаление в Искре относятся ко всей встрече, вопроса «только это повторение или всю серию» у неё нет. У встречи из двух дат и больше «Отменить» сначала спрашивает подтверждение: все её даты пропадут из «Планов» и из вашего календаря. Как и у обычного приглашения, отмена и удаление убирают встречу из вашего календаря. В Яндекс.Календаре организатору при этом ничего не отправляется — это проверено; другие календари так не проверялись. Если организатору важно знать, что вас не будет, напишите ему сами.

Искра не переносит такую встречу в другие календари. После «не синхронизировать» она останется только в Искре и в календарь-цель не уедет, а даты и время по-прежнему не меняются.

В календаре только для чтения у такой встречи нет и кнопок ответа: она видна и занимает время, а правится в самом календаре.

В чате Искра называет такую встречу по ближайшим датам. По вашей просьбе она может принять или отклонить встречу, но не меняет её даты и время.

Состояние подключения

Пилюля на карточке говорит, что происходит:

• Синхронизируется — обмен идёт;
• На паузе — вы приостановили обмен кнопкой «Пауза»;
• Ошибка — обмен не удался; причина написана словами под подписью. Если обмен не удаётся много раз подряд, Искра пробует раз в сутки и вернётся к обычному обмену сама, как только причина пройдёт;
• Нужно войти заново — доступ больше не действует.

Действия карточки: «Синхронизировать сейчас», «Пауза» / «Возобновить», «Настроить» (подпись, календари, переключатели, часовой пояс) и «Отключить». «Синхронизировать сейчас» показывается, только когда обмен идёт или прерван ошибкой: на паузе и при «Нужно войти заново» подключение в обмен не берётся вовсе, и кнопки там нет — сначала «Возобновить» или вход.

Если несколько записей не удалось синхронизировать, карточка скажет об этом и даст ссылку «показать» — она откроет эти записи в «Планах».

Войти в календарь заново

«Нужно войти заново» чинится одной кнопкой:

• у Google — «Войти заново»: это то же согласие, что и при первом подключении. Так бывает, если вы отозвали доступ Искре в настройках аккаунта Google или сменили пароль. Календари и настройки подключения при этом сохраняются. Выберите тот же Google-аккаунт: повторный вход в существующее подключение доступен и при достигнутом пределе подключений профиля;
• у Яндекса, Mail.ru, iCloud и другого CalDAV-сервера — «Ввести пароль»: укажите новый пароль приложения;
• у Exchange Server — «Ввести пароль»: укажите новый пароль доменной учётной записи, с которой подключён календарь. Пароль приложения для Exchange не нужен.

При замене пароля Искра сначала проверит новое значение и только потом сохранит его: опечатка не сотрёт рабочий пароль. Повторный вход восстанавливает доступ к обмену, но не возвращает записи, которые вы удалили в Искре.

Если календарь пропал у сервера

Список календарей Искра перечитывает не сама по себе, а когда вы нажимаете «Обновить список» в «Настроить», подключаете календарь заново или входите заново. Если к этому моменту календаря у сервера больше нет — его удалили, переименовали или у вас забрали доступ, — Искра снимет с него галочку сама, а всё, что из него приехало, останется в «Планах» на месте. Записи не удаляются: пропажа календаря из ответа чужого сервера — не ваш жест, и стирать по ней ваши события и задачи Искра не станет.

Что вы увидите: календарь остался в списке «Настроить», но без галочки, и обмен по нему стоит. Если он был целью для новых записей, блок «Куда попадают новые записи» скажет об этом прямо: «Цель — „…“, но этот календарь выключен: новые записи туда не попадают — выберите другой».

Что делать: календарь вернулся — поставьте галочку обратно, и обмен продолжится с того же места. Не вернулся — выберите другую цель для новых записей. Записи, приехавшие из пропавшего календаря, так и останутся в «Планах»: чтобы убрать их из Искры, отключите подключение целиком.

Отключение

«Отключить» удаляет из Искры события и задачи, пришедшие из этого календаря, вместе с их напоминаниями в «Актуальном». Записи, созданные в Искре, останутся, но перестанут синхронизироваться. Во внешнем календаре не удаляется ничего.

Безопасность

Пароли подключений и доступ к Google хранятся в защищённом хранилище контура: их нельзя увидеть ни на странице, ни через API — только заменить. Искра ходит только к тому адресу, который вы назвали, и только по HTTPS.