Документы

Как написать инструкцию: 4 промпта для регламента, чек-листа и FAQ

Как написать инструкцию понятным деловым стилем: 4 промпта для регламента, чек-листа, FAQ, проверки пропусков, ошибок и адаптации под сотрудника и процесс.

Нужно написать инструкцию для нового сотрудника: как оформить заявку в CRM и проверить, что она ушла в работу.

Сначала уточню роль читателя, входные данные, систему, ошибки и критерий готовности. Потом соберу шаги, проверку результата и FAQ.

Это пример. Откройте Искру и попробуйте на своём запросе — ответ придёт за минуту.

Написать инструкцию в Искре →К промптам

Почему инструкция часто не работает

Плохая инструкция описывает процесс глазами автора: «зайдите в систему», «оформите заявку», «проверьте данные». Новичок не знает, где кнопка, какие поля обязательные, что делать при ошибке и как понять, что всё получилось.

Хорошая инструкция идёт от пользователя: кто выполняет задачу, какой у него уровень, что есть на входе, какой результат нужен, где возможны ошибки и кто отвечает за следующий шаг.

Что нужно дать Искре перед написанием

Кто читатель: новичок, клиент, сотрудник, подрядчик, руководитель.
Цель: что должно получиться после выполнения инструкции.
Входные данные: доступы, документы, файлы, ссылки, скриншоты.
Ошибки: частые сбои, исключения, кому писать при проблеме.

4 готовых промпта

1. Пошаговая инструкция

Полезно когда: нужно описать процесс для новичка или клиента.

Помоги написать инструкцию по процессу [название процесса]. Сначала задай вопросы: кто читатель, какой у него уровень, что есть на входе, какой результат нужен, какие системы/документы используются, где бывают ошибки. После ответов дай инструкцию: цель, перед началом, шаги, проверка результата, частые ошибки, к кому обращаться.

На выходе — инструкция, которую можно дать человеку без устного сопровождения.

2. Чек-лист перед запуском

Полезно когда: нужно не забыть важные пункты перед публикацией, встречей, оплатой или отправкой документа.

Составь чек-лист для задачи [задача]. Уточни роль исполнителя, срок, критичные риски, входные материалы и критерии готовности. Раздели чек-лист на блоки: подготовка, выполнение, проверка, передача результата. Для каждого пункта добавь ответственного и риск пропуска.

На выходе — чек-лист с ответственностью и критериями готовности.

3. FAQ для клиентов или сотрудников

Полезно когда: одни и те же вопросы повторяются в поддержке, HR или продажах.

Помоги составить FAQ по теме [тема]. Сначала спроси: кто задаёт вопросы, какие вопросы повторяются чаще всего, какой тон нужен, что нельзя обещать, какие ссылки или документы приложить. Ответы сделай короткими: 2-4 предложения, без юридических обещаний.

На выходе — FAQ, который можно вставить в базу знаний или письмо.

4. Проверка инструкции на пропуски

Полезно когда: инструкция уже написана, но её трудно выполнить без автора.

Проверь инструкцию как человек, который видит процесс впервые. Найди непонятные термины, пропущенные шаги, места без критерия готовности, риски ошибок и длинные абзацы. Предложи правки и перепиши в формате: цель, перед началом, шаги, проверка, ошибки, контакты.

На выходе — список слабых мест и новая версия инструкции.

Написать инструкцию в Искре →

Частые вопросы

Чем инструкция отличается от регламента?

Инструкция объясняет, как выполнить задачу. Регламент ещё фиксирует роли, сроки, ответственность и правила контроля.

Можно ли сделать инструкцию по скриншотам?

Да. Приложи скриншоты или опиши экраны, а в промпте попроси Искру указать, где нужны картинки.

Как писать инструкцию для новичка?

Не пропускай очевидные для тебя действия: вход, выбор раздела, обязательные поля, проверку результата и ошибки.

Можно ли использовать инструкцию как внутренний документ?

Можно как черновик. Перед внедрением проверь её с владельцем процесса и теми, кто реально будет выполнять задачу.

Что Искра ещё умеет рядом с темой

После инструкции можно подготовить должностную инструкцию, заявление или деловое письмо.

Другие статьи

Все статьи о работе в Искре →